Jak wybrać firmę do obsługi barmańskiej eventu - o co zapytać w ofercie i co musi być w umowie?
Masz dwie oferty na obsługę barmańską, obie na jednej stronie PDF, obie z kwotą na dole i zdaniem o autorskich koktajlach. Dział zakupów pyta o NIP i termin płatności, przełożony o to, czy bar wytrzyma dwustu uczestników w piętnastominutowej przerwie, a Ty musisz odpowiedzieć na oba pytania. Poniżej znajdziesz listę rzeczy do sprawdzenia przed wyborem wykonawcy i zapisy, które powinny trafić do umowy.
Zakup firmowy rządzi się inną logiką niż zamówienie prywatne
Przy przyjęciu prywatnym decyduje zaufanie do zespołu i to, czy koktajle smakują. Przy wydarzeniu firmowym ta warstwa zostaje, ale dochodzi druga: faktura z odroczonym terminem płatności, umowa z określonym zakresem, polisa OC wymagana przez obiekt, zasady dotyczące zdjęć i danych uczestników oraz rozliczenie po evencie.
To właśnie ta druga warstwa najczęściej sprawia kłopot. Nie dlatego, że wykonawca zawiódł przy barze, tylko dlatego, że nikt nie zapisał, do której godziny pracuje serwis i kto odwozi niewykorzystany alkohol.
Zapytanie, które da się porównać
Oferty policzone na różnych założeniach nie mówią nic o cenie. Zanim wyślesz zapytanie, zbierz komplet informacji i prześlij je wszystkim wykonawcom w tej samej treści:
agendę z godzinami, zaznaczonym końcem części oficjalnej i planowanymi przerwami,
liczbę uczestników, choćby szacunkową, z informacją, ilu z nich wraca autem,
miejsce i warunki techniczne: prąd, woda, droga rozładunku, godzina wejścia ekipy na obiekt,
model rozliczenia: termin płatności i ewentualny numer zamówienia wymagany przez księgowość,
informację, kto kupuje alkohol, oraz dokumenty, których będziecie wymagać, na przykład polisę OC.
Poproś też o ofertę rozbitą na pozycje: osobno obsada i liczba godzin, osobno sprzęt i stanowisko, osobno składniki, osobno dojazd z montażem i demontażem. Dopiero taki układ pokazuje, skąd bierze się różnica między dwiema kwotami, bo profesjonalna obsługa barmańska wydarzeń w jednej firmie oznacza gotowe stanowisko ze szkłem i składnikami, a w drugiej samą osobę za barem.
Jak zweryfikować firmę barmańską
Weryfikacja kontrahenta zajmuje kilkanaście minut, a w wielu organizacjach i tak jest obowiązkowa. Warto sprawdzić:
NIP i REGON oraz wpis do CEIDG lub KRS, czyli czy firma faktycznie prowadzi działalność,
status VAT i rachunek bankowy na białej liście, szczególnie przy większych kwotach,
czy wykonawca wystawia fakturę z odroczonym terminem i jaki termin akceptuje,
referencje z wydarzeń firmowych o podobnej skali, a nie wyłącznie z wesel, bo to inny rytm ruchu przy barze,
kto realnie przyjedzie: własny zespół czy podwykonawcy,
zdjęcia stanowiska z prawdziwych realizacji, a nie wizualizacje.
Obsada uzasadniona agendą, a nie cennikiem
O kolejce przy barze decyduje nie liczba uczestników, tylko rozkład ruchu w czasie. Sto pięćdziesiąt osób sączących drinka przez cztery godziny to spokojny wieczór. Te same sto pięćdziesiąt osób ruszające do baru w jednej chwili po zakończeniu części oficjalnej to inna sytuacja i inna obsada.
Zamiast pytać o liczbę barmanów, wyślij agendę i poproś o uzasadnienie. Dobra odpowiedź wskazuje momenty szczytu, proponuje liczbę osób za barem w poszczególnych godzinach i mówi, ile punktów wydawania stanie na sali. Może też zawierać sugestię skrócenia karty w godzinach największego ruchu, bo drink z shakera robi się dłużej niż pozycja nalewana z przygotowanej mieszanki.
Zapytaj przy okazji o wariant, w którym uczestników pojawi się więcej, niż zakładaliście. Przy wydarzeniach firmowych frekwencja potrafi urosnąć w ostatnim tygodniu, a wynajem barmana na wydarzenie firmowe z dostawioną osobą na kilka godzin zwykle da się dopiąć, o ile ktoś o tym pomyśli wcześniej niż w dniu eventu.
Alkohol: kto kupuje i co z niewykorzystanymi butelkami
Są dwa modele. Alkohol kupuje firma, a wykonawca odpowiada za serwis, sprzęt i dodatki, albo alkohol wchodzi w pakiet wykonawcy i jest elementem jego wyceny. Każdy ma sens, ale każdy wymaga innych ustaleń.
Przy alkoholu po stronie firmy ustal, kto przygotowuje listę zakupową i na jakich ilościach jest liczona, kto dowozi butelki na obiekt i gdzie są przechowywane przed otwarciem baru. Najważniejszy zapis dotyczy końcówki: butelki nieotwarte zwykle wracają do zamawiającego, ale to musi być napisane, razem z informacją, kto je pakuje i komu przekazuje.
Kwestia zezwolenia wraca w każdej rozmowie. Zezwolenie wydawane przez gminę dotyczy sprzedaży napojów alkoholowych. Jeśli alkohol zapewnia firma organizująca zamknięte wydarzenie, a wykonawca jedynie przygotowuje i podaje drinki, sytuacja wygląda inaczej niż przy sprzedaży na miejscu. Gdy alkohol wchodzi w pakiet, zapytaj wprost, na jakiej podstawie wykonawca działa. Sprawdź też regulamin obiektu, bo część hoteli i centrów konferencyjnych ma własnego operatora gastronomii z wyłącznością.
Ustal również kartę bezalkoholową oraz to, czy obowiązuje limit drinków na osobę. Wariant rozliczany po zużyciu wymaga wskazania osoby, która potwierdza stan na miejscu.
Co musi znaleźć się w umowie
Umowa nie musi być długa. Musi być konkretna. Sprawdź, czy zawiera:
Dane stron i dane do faktury, razem z numerem zamówienia, jeśli Wasz system zakupowy go wymaga.
Datę, miejsce i trzy godziny: wejścia ekipy na obiekt, otwarcia baru i zakończenia serwisu.
Obsadę liczbowo, czyli ilu barmanów pracuje i w jakich godzinach.
Zakres wyposażenia i składników, ze wskazaniem, co jest po stronie wykonawcy, a co po Waszej. Szkło, lód, owoce, soki i napoje bezalkoholowe to najczęstsze punkty sporne.
Cenę w rozbiciu na pozycje, stawkę za dodatkową godzinę i zasady rozliczenia przy większej liczbie uczestników.
Termin i formę płatności, wysokość zaliczki oraz termin faktury końcowej.
Warunki zmiany terminu i odwołania po obu stronach, wraz z kosztami na poszczególnych etapach.
Polisę OC: czy jest, na jaką sumę i co obejmuje. Wiele obiektów wymaga jej od wszystkich podwykonawców, więc lepiej mieć skan przed wydarzeniem niż szukać go w dniu montażu.
Osoby kontaktowe po obu stronach, z numerami telefonu działającymi w dniu eventu.
Przy wydarzeniu zamkniętym albo premierze produktu dopisz klauzulę poufności i zakaz publikowania materiałów przed ustaloną datą.
Zdjęcia, wizerunek i dane uczestników
Firmy barmańskie chętnie pokazują swoje realizacje, a wydarzenia firmowe wyglądają na zdjęciach dobrze. Zasady lepiej ustalić, zanim ktoś wrzuci relację na profil.
Do uzgodnienia są trzy rzeczy. Czy wykonawca może fotografować i nagrywać podczas wydarzenia. Czy może publikować materiały, w jakich kanałach i po jakim czasie. Czy na zdjęciach mogą pojawić się uczestnicy i Wasze logo, bo wizerunek pracowników i oznaczenia marki to dwie osobne zgody.
Jeśli przekazujecie wykonawcy dane uczestników, na przykład imienną listę zamówień albo informacje o alergiach, ustalcie zasady ich przetwarzania i usunięcia po wydarzeniu. W wielu firmach obsługuje to standardowa umowa powierzenia, a im wcześniej trafi do wykonawcy, tym mniej pośpiechu w ostatnim tygodniu. Formę zapisów skonsultuj z osobą odpowiedzialną u Was za ochronę danych, bo praktyka bywa różna.
Po wydarzeniu: sprzątanie, odbiór i faktura
Ostatnia godzina eventu to moment, w którym najłatwiej o nieporozumienie, bo wszyscy są zmęczeni, a obiekt zwykle ma sztywne okno na opuszczenie sali.
Ustal, kto sprząta stanowisko barowe i kto wywozi opakowania oraz puste butelki.
Zapisz godzinę, do której ekipa ma zejść z obiektu, i sprawdź, czy zgadza się z regulaminem miejsca.
Wskaż osobę po Waszej stronie, która potwierdza wykonanie usługi i ewentualne przedłużenie serwisu.
Ustal formę potwierdzenia dodatkowych godzin. Krótka wiadomość wysłana na miejscu zamyka temat, który dwa tygodnie później potrafi zablokować fakturę.
Sprawdź, czy faktura ma zawierać numer zamówienia i czy termin płatności odpowiada umowie.
Obsługa barmańska eventu - zanim podpiszesz umowę
Wybór wykonawcy przy zakupie firmowym sprowadza się do trzech pytań. Czy oferta jest rozbita na pozycje na tyle dokładnie, żeby dało się ją porównać z inną. Czy obsada wynika z Waszej agendy, a nie z gotowego cennika. Czy umowa opisuje godziny, zakres, rozliczenie i odpowiedzialność za alkohol oraz sprzęt.
Jeśli chcecie ofertę policzoną na konkretnych danych, prześlijcie agendę, liczbę uczestników, miejsce i planowane godziny serwisu. Odeślemy propozycję z rozpisaną obsadą i zakresem, razem z dokumentami, których zwykle potrzebują działy zakupów.
FAQ
Czy firma barmańska musi mieć zezwolenie na sprzedaż alkoholu?
Zezwolenie z gminy dotyczy sprzedaży napojów alkoholowych, a nie samego przygotowywania i podawania drinków. Kiedy alkohol zapewnia zamawiający na zamknięte wydarzenie, sytuacja wygląda inaczej niż przy sprzedaży na miejscu, dlatego przy ofertach z alkoholem w pakiecie zapytaj wprost o podstawę działania.
Kto kupuje alkohol na event firmowy?
Zależy od wybranego modelu. Alkohol może kupić firma, a wykonawca odpowiada wtedy za serwis, sprzęt i dodatki, albo alkohol wchodzi w pakiet wykonawcy i jest wliczony w wycenę. W obu przypadkach zapisz w umowie, co dzieje się z nieotwartymi butelkami.
Ilu barmanów potrzeba przy dwustu uczestnikach?
Nie da się tego policzyć wyłącznie z liczby gości. Prześlij agendę i poproś wykonawcę o wskazanie godzin szczytu oraz proponowanej obsady w tych godzinach, bo przy ruchu skumulowanym po części oficjalnej decyduje liczba punktów wydawania.
Czy wykonawca może opublikować zdjęcia z naszego wydarzenia?
Tylko na zasadach, które ustalicie w umowie. Warto osobno określić zgodę na fotografowanie, na publikację materiałów oraz na pokazanie logo firmy i wizerunku uczestników.