Ile kosztuje impreza firmowa z drink barem? Budżet na osobę i pozycje, które go rozbijają

Masz zorganizować firmową imprezę, a w mailu od przełożonego jest jedno pytanie: ile to wyjdzie na osobę? Kłopot w tym, że oferty wyglądają podobnie, a liczą różne rzeczy. Poniżej rozbicie budżetu na obsługę, alkohol, sprzęt i logistykę, orientacyjne widełki przy 30, 80 i 200 uczestnikach oraz pozycje, które potrafią podnieść wycenę już po ustaleniach.

Z czego składa się koszt baru na evencie firmowym?

Wycena dzieli się na cztery części i tylko jedna z nich jest naprawdę przewidywalna.

1. Obsługa i sprzęt. Praca barmanów, zabudowa baru, szkło, lód, dojazd, montaż i demontaż. Zwykle ryczałt za wydarzenie.

2. Składniki niealkoholowe. Soki, syropy, świeże owoce, napoje gazowane, dekoracje. Liczone razem z obsługą albo osobno.

3. Alkohol. Pozycja najbardziej ruchoma i najczęściej kupowana przez firmę na własną fakturę.

4. Logistyka miejsca. Korkowe, agregat w plenerze, wjazd na teren, godziny pracy obiektu.

Jeżeli jedna z dwóch ofert jest o połowę tańsza, w większości przypadków różnica siedzi w punkcie trzecim. Zanim zaczniesz liczyć na osobę, ustal, czy alkohol jest w cenie.

Ile to kosztuje przy 30, 80 i 200 osobach

Orientacyjne widełki rynkowe dla samej obsługi z barem i sprzętem, bez alkoholu. Punkt wyjścia do rozmowy, nie cennik.

Widać tu rzecz, która zaskakuje przy pierwszej imprezie. Koszt na osobę spada wraz z wielkością grupy, bo dojazd, zabudowa i praca ekipy kosztują podobnie przy trzydziestu i przy osiemdziesięciu gościach. Kameralne spotkanie działu wychodzi najdrożej w przeliczeniu na uczestnika i nie ma na to sposobu poza skróceniem godzin serwisu.

Przy dwustu osobach rośnie za to obsada i zwykle pojawia się drugi punkt wydawania, więc ryczałt idzie w górę skokowo, a nie liniowo. Zakres współpracy przy wydarzeniach firmowych opisuje strona obsługa barmańska eventu firmowego.

Do tego dochodzi alkohol. Policz od dwóch do czterech drinków na osobę przez wieczór i od 10 do 20 zł składników alkoholowych na drink. Wychodzi orientacyjnie 25–70 zł na uczestnika, zależnie od tego, czy stawiacie na proste highballe, czy na kartę z kilkoma bazami.

Za co płacisz poza godzinami przy blacie?

W ofercie widzisz bar czynny do północy, ale ekipa pracuje dłużej. Montaż stanowiska zajmuje od godziny do dwóch, demontaż i pakowanie kolejną. Dochodzi zakup składników, przygotowanie syropów, mycie szkła i przejazd w obie strony. Dlatego dwa zapytania o tę samą imprezę potrafią dać różne kwoty przy identycznej liczbie godzin serwisu.

Pytaj konkretnie: o której ekipa wchodzi na obiekt, czy montaż jest wliczony i co dzieje się, gdy sala jest dostępna dopiero dwie godziny przed startem?

Liczba barmanów wynika z agendy, nie z cennika. Przy równomiernym ruchu jedna osoba za barem obsłuży sporą grupę, ale gdy cała sala rusza do baru zaraz po części oficjalnej, decyduje druga para rąk. Poproś wykonawcę, żeby uzasadnił obsadę godzinami szczytu z Waszego harmonogramu. To pytanie oszczędza więcej niż negocjowanie stawki, bo czasem wychodzi z niego, że drugi barman jest potrzebny tylko przez dwie godziny.

Alkohol: największa pozycja i największe pole do decyzji

Są dwa modele rozliczenia i oba mają sens w innej sytuacji.

Firma kupuje alkohol sama. Płacisz cenę hurtową, odliczasz VAT, niewykorzystane butelki zostają w firmie. Ktoś jednak musi to zamówić, odebrać i policzyć.

Alkohol po stronie wykonawcy. Jedna faktura i zero logistyki, ale płacisz za wygodę. Trudniej wtedy porównać oferty, bo każda zakłada inne marki i proporcje.

Zanim wybierzesz model, sprawdź opłatę korkową w obiekcie. Część sal nalicza ją od osoby albo od butelki, część w ogóle nie zgadza się na alkohol z zewnątrz. Korkowe potrafi zjeść oszczędność z zakupu własnego w całości.

Na publiczności firmowej działa jeszcze jedno. Część uczestników wraca autem, część ma nazajutrz dalszą część konferencji, a niektórzy po prostu nie piją. Dobrze przygotowana karta bezalkoholowa obniża zużycie alkoholu i nie jest ustępstwem, jeśli te koktajle powstają na świeżych owocach i domowych syropach, a nie z soku w dzbanku.

Co podbija wycenę, a nie widać tego w pierwszym mailu

• Plener. Zadaszenie, obciążenie namiotu, dodatkowy transport lodu. Ogród kosztuje więcej niż sala przy tej samej liczbie gości.

• Brak prądu przy barze. Agregat albo przedłużacze przez pół obiektu. Pytaj o liczbę gniazdek w zasięgu, nie o sam dostęp do prądu.

• Brak wody i zlewu. Ekipa dowozi wodę i wywozi brudne szkło, co wydłuża pakowanie.

• Drugi punkt wydawania. Przy dużej grupie albo rozrzuconej przestrzeni to jedyny sposób na rozładowanie kolejki. Oznacza podwójny sprzęt i drugą obsadę.

• Montaż w wąskim oknie czasowym. Gdy sala jest zajęta do 18, a start jest o 19, potrzeba więcej rąk na wniesienie sprzętu.

• Dojazd poza aglomerację. Liczy się dystans i godzina powrotu. Demontaż o trzeciej w nocy wygląda inaczej w wycenie niż o dwudziestej drugiej.

• Nadgodziny. Najczęstsza niespodzianka na fakturze. Ustal cenę przedłużenia z góry i zapisz, kto na miejscu ma prawo je zamówić.

Jak obronić ten budżet u przełożonego?

Kwota z oferty rzadko przechodzi w takiej formie, w jakiej przyszła. Przelicz ją na trzy liczby, które rozmawiają z osobą decyzyjną:

1. Koszt na uczestnika. 60 zł na osobę brzmi inaczej niż 4800 zł za wieczór, choć to ta sama pozycja.

2. Koszt godziny serwisu. Pokazuje, ile realnie kosztuje przedłużenie imprezy, i ułatwia decyzję na miejscu.

3. Udział w całym budżecie. Bar to zwykle kilkanaście procent kosztu wydarzenia, obok sali, cateringu i techniki.

Jeśli budżet trzeba ściąć, są cztery sensowne ruchy: krótsze godziny baru, krótsza karta, przejęcie zakupu alkoholu przez firmę i rezygnacja z drugiego punktu wydawania przy mniejszej grupie. Cięcie obsady przy tej samej liczbie gości działa najgorzej. Oszczędność jest mała, a kolejka przy barze to pierwsza rzecz, którą uczestnicy zapamiętują.

Kiedy pytać o wycenę

Sezon robi tu większą różnicę niż negocjacje. Grudniowe piątki i soboty schodzą zwykle na przełomie września i października, więc firma szukająca baru w listopadzie wybiera już z tego, co zostało. Przy spotkaniu świątecznym przydaje się też inna kolejność niż zwykle: najpierw termin i sala, potem bar, bo dostępność obiektów w grudniu jest węższa niż dostępność ekip. Warianty takiego wieczoru opisuje strona poświęcona organizacji wigilii firmowej.

Do zapytania dołącz od razu datę, adres miejsca, liczbę uczestników, godziny wydarzenia, informację o prądzie i wodzie oraz to, kto kupuje alkohol. Oferta wróci wtedy konkretna.

Zanim wyślesz zapytanie

Budżet baru sprowadza się do czterech pozycji i jednej decyzji. Pozycje to obsługa ze sprzętem, składniki, alkohol i logistyka miejsca. Decyzja dotyczy tego, kto kupuje alkohol, bo od niej zależy i kwota, i liczba spraw po Twojej stronie. Reszta to konkrety, które da się ustalić wcześniej: godziny, obsada dopasowana do agendy, prąd, woda, korkowe i cena przedłużenia.

Jeśli masz datę, miejsce i przybliżoną liczbę uczestników, napisz albo zadzwoń. Odeślemy wycenę rozbitą na pozycje, żeby było czym uzasadnić ją w firmie.

FAQ

Ile kosztuje drink bar na imprezę firmową dla 50 osób?

Orientacyjnie od około 3000 do 5000 zł za obsługę z barem i sprzętem, bez alkoholu, przy standardowym wieczornym serwisie. Ostateczna kwota zależy od liczby godzin, obsady, karty koktajli i miejsca wydarzenia.

Czy w cenie drink baru jest alkohol?

Zwykle nie, choć zdarzają się oferty w obie strony. To pierwsza rzecz do sprawdzenia przy porównywaniu dwóch wycen, bo różnica potrafi wynosić kilka tysięcy złotych przy identycznie wyglądającej usłudze.

Ile drinków wypija jedna osoba na imprezie firmowej?

Zwykle od dwóch do czterech przez cały wieczór, czyli mniej niż na weselu. Uczestnicy przychodzą prosto z pracy, część wraca autem, a wielu ma nazajutrz dalszą część wydarzenia. Dlatego opłaca się zamówić proporcjonalnie więcej propozycji bezalkoholowych.

Jak rozliczyć imprezę firmową z barem na fakturę?

Standardem jest faktura VAT z odroczonym terminem płatności i zaliczka rezerwująca termin. Ustal wcześniej, jak rozliczane są nadgodziny i czy alkohol wchodzi w tę samą pozycję, czy idzie osobno.